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物品契約事務規程

目次

第1章 総則

(この規程の適用)

  • 第1条物品の調達(購入、製作および借入をいい、これらに伴う物品の設置を含む。以下同じ。)、補修(修理、保守および洗濯をいう。以下同じ。)、処分(売却および廃棄をいう。以下同じ。)、貸与その他に関する契約(海外事務所における物品に関する契約を除く。以下「物品契約」という。)の事務取扱いは、別に定めのある場合を除き、この規程の定めるところによる。

(契約事務の取扱い)

  • 第2条物品契約(以下「契約」といい、契約の更改、変更、追加その他の契約に関する取決めを含む。)に関する事務は、文書局長または支店長が取扱う。
  • 2.文書局長または支店長は、管下の事務所長が行う物品の調達および補修ならびに消耗品の処分に関する契約事務を当該事務所長に取扱わせることができる。

(契約方式の選定等)

  • 第3条文書局長または支店長は、「調達・処分に関する契約方式選定基準」(平成19年7月31日付総人第391号別紙1)に基づき、契約方式の選定を行う。
  • 2.文書局長または支店長は、必要に応じて別に定めるところにより、契約に予め自動延長条項を付すことができる。

(予定価額の決定)

  • 第4条文書局長または支店長は、契約の相手方を選定する場合および契約金額を変更する場合には、当該契約の予定価額を仕様書その他の関係書類により算定し、その予定価額および積算根拠を記載した予定価額書を作成する。
  • 2.予定価額は、取引の総額(単価または日額もしくは月額等による契約の場合は1年間相当額(見込み額を含み、契約期間が1年に満たない場合には、その総額。)をいう。)について定める。ただし、予定価額算定時に数量が不確定であり取引の総額で予定価額を算定することが困難な契約については、単価を予定価額として定めることができる。
  • 3.次に掲げる場合には、第1項の定めにかかわらず、予定価額の算定および予定価額書の作成を省略することができる。
    (1)法令その他で定められた公的な基準により取引価額または料金が定められている場合 (2)契約金額が500万円(消費税および地方消費税を除く。以下、金額表示について同じ。)未満になると見込まれる随意契約の場合 (3)文書局長または支店長が災害等により緊急に契約を締結する必要があると認める場合その他予定価額の算定が困難と認める随意契約の場合

第2章 一般競争入札

(一般競争入札参加者の資格)

  • 第5条文書局長または支店長は、必要があると認めるときは、契約の内容、金額等に応じ、売上の実績、従業員の数、資本の額その他の経営の規模および経営の状況に関する事項について、一般競争入札に参加する者に必要な資格を定める。
  • 2.文書局長または支店長は、前項に規定する資格を定めるにあたり、契約の性質上、履行の確実性を確保するために必要があると認めるときは、技術力、履行実績ならびに人員および設備その他の履行体制等に関する事項を含めることができる。

(入札実施の公募)

  • 第6条文書局長または支店長は、一般競争入札に付する場合には、入札日の前日から起算して10日前までに次に掲げる事項を示し公募を行う。ただし、急を要する場合には、その期間を5日前までに短縮することができる。
    (1)競争に付する事項 (2)競争に参加する者に必要な資格に関する事項 (3)競争を行う日時および場所 (4)競争に参加する資格のない者のした入札および入札に関する条件に違反した入札は無効とする旨 (5)入札説明書(詳細な業務要件、入札に関する手続きおよび規則等を記載した書類をいう。)の交付日時および場所に関する事項その他必要な事項
  • 2.前項に規定する公募は、原則として本行ホームページ(支店長が公募する場合は当該支店のホームページ)への掲載および店頭(文書局長が公募するときは本店、支店長が公募するときは当該支店)への掲示により行う。

(入札、開札)

  • 第7条文書局長または支店長は、あらかじめ指定した日時および場所において、入札者から入札書の提出を受ける。
  • 2.文書局長または支店長は、入札者から提出を受けた入札書の引換え、変更または取消しに応じてはならない。
  • 3.文書局長または支店長は、あらかじめ指定した日時および場所において、入札者を立ち会わせて開札を行う。この場合において、入札者が立ち会わないときは、入札事務に関係のない職員(現に当該入札事務に携わっている者以外の者をいう。以下同じ。)を立ち会わせる。
  • 4.文書局長または支店長は、開札に際しては、第4条の規定により作成した予定価額書を封筒に入れ開札場所に置く。

(契約の相手方の選定)

  • 第8条文書局長または支店長は、予定価額以下で最低の価額をもって入札をした者を契約の相手方として選定する。この場合において、落札となるべき同価額の入札者が2以上あるときは、直ちに当該入札者にくじを引かせて契約の相手方を決定する。ただし、くじを引かない者があるときは、これに代わって入札事務に関係のない職員にくじを引かせることができる。
  • 2.文書局長または支店長は、前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、これらに該当しない者で予定価額以下の価額をもって入札をした他の者のうち最低の価額をもって入札をした者を契約の相手方とすることができる。この場合においても、同価額の入札者が2以上あるときは、前項の規定に準じて契約の相手方を決定する。
    (1)契約の相手方となるべき者の入札価額によってはその者により当該契約の内容に適合した履行がなされないおそれがあると認められるとき (2)その者と契約を締結することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるとき
  • 3.文書局長または支店長は、必要があると認めるときは、前項(1)に該当するか否かについて調査を要する一定の基準価額をあらかじめ定める。
  • 4.文書局長または支店長は、契約の相手方となるべき者の入札価額が、前項の規定により定めた基準価額を下回った場合には、落札決定を留保し、第2項(1)に該当するか否かについて調査する。
  • 5.文書局長または支店長は、必要があると認めるときは、第2項(1)または(2)に該当し、最低の価額をもって入札をした者を契約の相手方としない場合の基準を定める。
  • 6.文書局長または支店長は、第1項または第2項の規定により契約の相手方を選定した場合には、入札の経過について記録を作成する。
  • 7.物品の売却に関する契約の場合には、第1項および第2項中「予定価額以下」とあるのは「予定価額以上」と、「最低の価額」とあるのは「最高の価額」と読替え、第3項から第5項までの規定を適用しない。

(再度入札および再度公募入札)

  • 第9条文書局長または支店長は、開札をした場合において、予定価額以下の入札がないときは、次のいずれかの方式を選択することができる。
    (1)直ちに再度の入札(以下「再度入札」という。)に付す。 (2)第6条の規定に準じて再度公募を行う入札(以下「再度公募入札」という。)に付す。
  • 2.文書局長または支店長は、前項(1)の方式によっても契約の相手方を選定できない場合には、随意契約によることができる。
  • 3.文書局長または支店長は、第1項(2)の方式によっても契約の相手方を選定できない場合には、同項(1)の方式によることとし、これでも契約の相手方を選定できない場合には、随意契約によることができる。
  • 4.文書局長または支店長は、有効な入札を行った入札者がいない場合または落札者が契約を結ばない場合には、次のいずれかの方式を選択することができる。
    (1)再度公募入札に付す。 (2)随意契約による。
  • 5.再度公募入札に付する場合においては、公募の期間は5日前までとすることができる。
  • 6.物品の売却に関する契約の場合には、第1項中「予定価額以下」とあるのは「予定価額以上」と読替える。

第3章 指名競争入札

(指名競争入札参加者の資格)

  • 第10条文書局長または支店長は、契約の内容、金額等に応じ、売上の実績、従業員の数、資本の額その他の経営の規模および経営の状況に関する事項について、指名競争入札に参加する者に必要な資格を定める。

(指名競争入札参加者の指名基準)

  • 第11条文書局長または支店長は、前条に規定する資格を有する者のうちから、契約の内容に応じ、技術力、履行実績、経営の状況ならびに人員および設備その他の履行体制等に関して、指名競争入札に参加する者を指名する場合の基準を定める。

(指名競争入札参加者の指名)

  • 第12条文書局長または支店長は、指名競争入札に付する場合には、前条の基準により、指名競争入札に参加する者を原則として3以上指名する。
  • 2.前項の場合においては、入札日の前日から起算して10日前までに原則として書面により、第6条第1項(1)、(3)、(4)および(5)(一般競争入札に関する事項を除く。)に掲げる事項をその指名する者に通知する。ただし、急を要する場合には、その期間を5日前までに短縮することができる。

(一般競争入札に関する規定の準用)

  • 第13条第7条から第9条までの規定(第9条に規定する再度公募入札に関する事項を除く。)は、指名競争入札に付する場合に準用する。

第4章 指名競争見積

(指名競争入札に関する規定の準用)

  • 第14条第10条から第12条までの規定は、指名競争見積に付する場合に準用する。
  • 2.文書局長または支店長は、指名競争見積に付する場合には、競争に付する事項、契約金額の見積り等に関する書類(以下「見積書等」という。)を提出する日時および場所その他指名競争見積に必要と認める事項を、その指名する者に適宜の書面で通知する。

(指名競争見積による契約の相手方の選定)

  • 第15条文書局長または支店長は、指名競争見積に付する場合には、次に掲げるところにより契約の相手方を選定する。この場合において、最低の見積価額を提示した者が2以上あるときは、その者にくじを引かせて契約の相手方を選定する。ただし、くじを引かない者があるときは、これに代わって競争見積事務に関係のない職員(現に当該競争見積事務に携わっている者以外の者をいう。)にくじを引かせることができる。
    (1)見積書等の徴求に際しては、契約条項、見積りに必要な事項の説明等を、同一条件のもとに行い、指名した者から見積書等を徴求する。この場合においては、指名した者から提出を受けた見積書等の引換え、変更または取消しに応じてはならない。 (2)(1)により徴求した見積書等のうち、予定価額以下で最低の見積価額を提示した者の見積書等の内容を確認し、契約の相手方を選定する。ただし、その者の見積書等の内容によってはその者により当該契約の内容に適合した履行がなされないおそれがあると認められるとき、またはその者と契約を締結することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるときは、予定価額以下で次に低い見積価額を提示した者の見積書等の内容を確認し、順次契約の相手方を選定する。
  • 2.文書局長または支店長は、前項および第16条の規定により契約の相手方を選定した場合には、その経過について記録を作成する。
  • 3.物品の売却に関する契約の場合には、第1項中「最低の見積価額」とあるのは「最高の見積価額」と、「予定価額以下」とあるのは「予定価額以上」と、「低い見積価額」とあるのは「高い見積価額」と読替える。

(再指名競争見積)

  • 第16条文書局長または支店長は、前条第1項(1)により徴求した見積書等について、予定価額以下の見積価額を提示した者がいない場合には、同項(1)により見積書等を徴求した者から再度見積書等を徴求し、同項(2)に規定する手続に準じて契約の相手方を選定する。この場合においては、必要に応じ、見積書等を繰り返し徴求することができる。
  • 2.文書局長または支店長は、前項の方式によっても契約の相手先を選定できない場合には、随意契約によることができる。

第5章 総合評価方式による競争契約

(総合評価方式による契約の相手方の選定等)

  • 第17条文書局長または支店長は、一般競争入札、指名競争入札または指名競争見積により契約の相手方を選定する場合において、契約の内容等から「調達・処分に関する契約方式選定基準」6.に規定する総合評価方式を組み合わせて競争契約に付そうとする場合には、文書局長は総務人事局長と、支店長は文書局長および総務人事局長と協議し、その具体的な取扱いを定める。

第6章 随意契約

(随意契約によることができる場合)

  • 第18条文書局長または支店長は、「調達・処分に関する契約方式選定基準」5.(3)の規定に該当する場合には、随意契約によることができる。
  • 2.文書局長または支店長は、「調達・処分に関する契約方式選定基準」5.(3)ロ.に規定する企画コンペティションを実施する場合には、文書局長は総務人事局長と、支店長は文書局長および総務人事局長と協議し、その具体的な取扱いを定める。
  • 第19条(削除)
  • 第20条(削除)

(随意契約による契約の相手方の選定)

  • 第21条文書局長または支店長は、随意契約による場合には、当該契約の内容に応じ、契約の履行に必要な資力、信用力、技術力、履行実績ならびに人員および設備その他の履行体制等を有し、適当と認める2以上の者から見積書等を徴求する。
    ただし、次に掲げる場合には、1者からの見積書等の徴求とすることができる。
    (1)「調達・処分に関する契約方式選定基準」5.(3)イ.、ロ.、ニ.からヘ.までおよびチ.の随意契約事由に該当する場合 (2)法令その他で定められた公的な基準により取引価額または料金が定められている場合 (3)「調達・処分に関する契約方式選定基準」5.(3)ハ.およびト.(ロ)の随意契約事由に該当する場合であって、文書局長または支店長が、特段の事情により2以上の者からの見積書等の徴求が困難と認めた場合
  • 2.次に掲げる場合には、前項の規定にかかわらず、契約の相手方からの見積書等の徴求を省略することができる。この場合においては、適宜の方法により契約の内容、契約金額その他契約の要項を確認する。
    (1)契約金額が20万円未満になると見込まれる場合 (2)「調達・処分に関する契約方式選定基準」5.(3)ハ.およびト.(ロ)の随意契約事由に該当する場合((1)に掲げる場合を除く。)であって、文書局長または支店長が、特段の事情により契約の相手方からの見積書等の徴求が困難と認めた場合
  • 3.文書局長または支店長は、第1項の規定により見積書等を徴求した場合には、次に掲げるところにより契約の相手方を選定する。
    (1)予定価額を算定している場合 イ、予定価額以下の見積価額を提示した者がある場合
    予定価額以下で最低の見積価額を提示した者を契約の相手方として選定する。ただし、その者の見積書等の内容によっては、その者により当該契約の内容に適合した履行がなされないおそれがあると認められるとき、またはその者と契約を締結することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるときは、予定価額以下で次に低い見積価額を提示した者を順次選定する。
    ロ、予定価額以下の見積価額を提示した者がいない場合
    最低の見積価額を提示した者と交渉し、その結果その者が予定価額以下での見積価額を提示したときは、その者を契約の相手方として選定する。ただし、その者の見積書等の内容によっては、その者により当該契約の内容に適合した履行がなされないおそれがあると認められるとき、もしくはその者と契約を締結することが公正な取引の秩序を乱すこととなるおそれがあって著しく不適当であると認められるとき、またはその者が予定価額以下での見積価額を提示しないときは、次に低い見積価額を提示した者と順次交渉し、交渉が成立したときはその者を契約の相手方として選定する。
    (2)予定価額を算定していない場合
    積算根拠資料等または市中における取引価格等を勘案のうえ、(1)に準じて契約の相手方を選定する。
  • 4.物品の売却に関する契約の場合には、第3項中「予定価額以下」とあるのは「予定価額以上」と、「最低の見積価額」とあるのは「最高の見積価額」と、「低い見積価額」とあるのは「高い見積価額」と読替える。

第7章 契約の締結

(契約の締結等)

  • 第22条文書局長または支店長は、契約の相手方を選定のうえ、規程第2条に規定する契約の締結または締結した契約に基づく個別の発注の決定および規程第3条第2項に規定する自動延長条項を付した契約にかかる自動延長の決定については、別に定めるところにより取扱う。

(契約書の作成等)

  • 第22条の2文書局長または支店長は、契約を締結しようとする場合には、次に掲げる事項を記載した契約書を作成し、契約の相手方と取交わす。ただし、契約の内容により該当のない事項については、この限りでない。
    (1)契約の目的および契約金額 (2)履行の期限および場所 (3)代金の支払または受領の時期および方法 (4)履行の検査 (5)履行の再委託 (6)履行遅延の場合における遅延損害金、債務不履行の場合における違約金その他の損害賠償 (7)危険負担および瑕疵担保責任 (8)契約の解除 (9)その他必要な事項
  • 2.文書局長または支店長は、次に掲げる場合には、契約書の取交わしに代えて請書またはこれに準ずる書類(協定書、約定書、覚書等をいい、以下請書と合わせて「請書等」という。)を徴求することができる。
    (1)契約金額が500万円未満の場合(物品の借入および保守に関する契約を除く。) (2)価格および品質が安定し、かつ頻繁に調達または補修する見込みがある物品について、一定期間、同一単価を適用する契約の場合 (3)請書等によることが市中の取引慣行である場合
  • 3.文書局長または支店長は、次に掲げる場合には、前二項の規定にかかわらず、 契約書の取交わしまたは請書等の徴求を省略することができる。
    (1)契約金額が100万円未満の場合(物品の保守、贈与および貸与に関する契約を除く。物品の借入に関する契約については、借入期間が1年以内のものに限る。) (2)災害等により緊急に契約を締結する必要があると認める場合その他契約書の取交わしまたは請書等の徴求が困難と認めた場合
  • 4.文書局長は、什器の製作に関する契約の契約金額が500万円以上の場合には、出来高相当額の10分の9の範囲内において、出来高払により代金を支払う契約とすることができる。

(契約書または請書等の契約期間中の整理保管)

  • 第23条文書局長または支店長は、書留簿を設けて契約の要項を記録し、契約書または請書等を当該契約が終了するまでの間整理保管する。

(概算金額による契約)

  • 第24条文書局長または支店長は、緊急止むを得ない事情で契約金額を確定するいとまがないなど事情止むを得ないと認めた場合には、概算金額により契約を締結することができる。
  • 2.文書局長または支店長は、概算金額により契約を締結した場合には、遅滞なく、契約金額を確定する。
  • 3.文書局長または支店長は、前項の規定により契約金額を確定した場合には、第22条の規定により確定した契約金額を記した契約書を取交わし、または請書等を徴求する。

(契約履行の検査)

  • 第25条文書局長または支店長は、契約の適正な履行を確認するため、物品取扱事務規程(平成14年9月25日付文第635号別紙1)に定める検査を行う。

第8章 補則

(法令その他で定められた公的な基準の定めによる取扱い)

  • 第26条文書局長または支店長は、契約の相手方が国、地方公共団体等の公法人または公益法人で、法令、条例またはこれらに基づく規則、命令等により契約手続を取進める必要がある場合には、前各条の規定にかかわらず、その法令その他で定められた公的な基準の定めるところにより取扱う。

(実施の細目)

  • 第27条この規程の実施に必要な細目は、文書局長が定める。