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【特定職(業務分野特定タイプ)】文書局 T.T. さん

日本銀行の業務を支える縁の下の力持ちとして

T.T. さん

特定職 業務分野特定タイプ
文書局 厚生課
厚生運営グループ
企画役補佐

日本銀行の活動を常に支える

現在、私が所属している日本銀行文書局では、建物の維持管理、警備・防犯の実施、物品・サービスの調達など、多岐にわたる業務(文書業務と呼んでいます)を行うことで、中央銀行業務を支えています。

文書局で提供している各種サービスは、一般の方々はもとより、日本銀行に来行される方や日本銀行の役職員にも意識される機会は少ないかもしれません。もっとも、災害の発生といった有事の場合にも、日本銀行券を供給し、お金のやり取りが円滑に行われるようにするといった責務を果たすためには、日本銀行の建物・設備がしっかりと機能し、役職員が問題なく勤務できることが必要となります。文書局ではこうした機能を確保し、日本銀行が行っている様々な業務を当たり前に行うことができるように、日々努力を重ねています。

以下では、私自身の入行後の歩みをたどりながら、文書業務がどのような業務なのかを紹介します。

文書業務は欠かせない

私は、広島支店に入行後、発券課、業務課、文書課、営業課の4課を経験した後、ある出来事を通じて、文書業務を志すことになりました。

ある日、発券課で金融機関との間で現金のやりとりを行うエリアの扉がきちんと開閉できないといった不具合が発生しました。入行後間もない私には、不具合の解消方法はもとより、そもそも解消に向けてどう動けばよいか全く見当がつきませんでした。そうした中で、文書課の先輩2人が不具合発生の連絡を受けた直後に現場に現れ、不具合箇所を確認するとともに、発券課との間で対応方法を検討した結果、あっという間に不具合は解消されました。文書課の先輩2人が発券課の関係者から感謝されている姿をみて、文書業務は、日本銀行が安定して円滑に業務を行うために欠かせない業務であり、自分も縁の下の力持ちとして文書業務に携わりたいと強く感じました。

幅広い事務、多くを学ぶ

広島支店文書課で本格的に支店での文書業務を経験した後、本店文書局へ異動しました。文書局では、旅費の支払い事務を経験しました。

日本銀行での旅費事務は、金融経済の動向調査、国際会議への参加、国内本支店や海外駐在員事務所・国際機関への転勤など、多種多様な形態の旅費支出に対応する必要があります。日本銀行は公的機関として、役職員への旅費の支給にあたっては、社会一般の水準に照らして適切な水準にあることや、できるだけ経費節減に努めることなどのルールに基づいて行うこととなっていますので、実際の支払いにあたっても、利用した交通機関、経路やチケット等をしっかりと確認します。利用する交通機関も多岐にわたるなど緻密な事務でありましたが、年間数千件に及ぶ確認事務を誤りなく行うことができたことは、大きな自信となるとともに、ルールに基づいてミスなく事務処理を行う大事さを学びました。

その後、岡山支店に異動し、「大口営繕」という支店の建物・設備の改修工事を経験しました。支店の建物・設備については、建築後も定期的に建物本体を補修し、電気・空調等の設備を更新することが必要です。工事においては、本店文書局が工事業者と契約を締結し、支店担当者は、工事業者と文書局、支店内関係者との間に立って、詳細な工事内容の調整や、工事の進捗管理などを行う役割を担います。

この改修工事では、支店内で通常の業務を継続する中で、工事を進める必要があります。現金供給や金融機関との取引といった業務に支障を来さないよう日時を調整し、かつ予定した期間内で工事を完了させなくてはなりません。このため、広島支店での経験や知識を動員して、通常の業務と工事の双方が円滑に進むように工事日時を工夫しました。

また、不要となったOA機器の撤去に伴って空いた部屋を2つに分割して会議室として利用したいとのニーズが寄せられたことがありました。以前から、打ち合わせや面談、一般の方を招いた支店内見学などの日程が重複するケースが多く、会議室を増やすことができれば、日程調整の負担を軽減し、各種業務を円滑に遂行できることが見込まれました。その実現のために、部屋のサイズをミリ単位で採寸し、利用部署のニーズや必要な机・椅子の数・大きさ、設置する壁の条件等を細かく確認しました。こうした作業を粘り強く積み重ね、実現可能なかたちにレイアウトを工夫した結果、最終的にはニーズどおり2つの会議室への分割を実現しました。

これらの業務からは、大きな達成感を得ることができました。同時に、関係者との間で良好な関係を築き、それを基にして情報共有、合意形成を入念に行うことの重要性を学び、また、困難に直面した際に一つ一つ解決していく手法の一端を習得しました。

知識・経験を総動員して大仕事を完遂

岡山支店の後は、文書局で調達・契約に関する行内ルールの管理・整備等の事務を経験した後、建物・設備の大規模な改修工事後の利用再開に向けた取り纏め業務という大役を任されました。その当時のある日の行動を紹介します。

午前9時 利用ルール(内部規程・マニュアル)の改正に関して打合せ
午前10時 物品の調達部署や利用部署と、老朽化した機器・備品類の更新に関して打合せ
午後1時 実際の改修工事が行われている現場を視察
午後4時 建物・設備の運営管理を行う業者との契約内容について、弁護士に諮問する事項についてのペーパーを作成

このように、建物・設備自体といった「ハード面」での対応から、利用にあたっての取決めや建物・設備の運営管理を行う業者との契約締結といったいわゆる「ソフト面」での対応まで、幅広い対応が必要となりました。そこでは、これまで培ってきた知識・経験が大いに活かされました。岡山支店での改修工事の経験や、広島・岡山の両支店で物品や各種サービスを調達・契約した経験のほか、文書局で旅費の支払い事務に携わった経験、調達・契約に関する行内ルールを管理・整備した経験を活かすなど、まさに私が入行後に従事した文書業務の集大成となる仕事でした。おそらく、これまでに経験した業務の一つでも欠けていたら、スムーズに利用を再開できなかったと思います。

日本銀行を支えている自負と支え続ける覚悟

文書業務は、幅が広く多様性のある業務です。また、それらがそれぞれ関係し合っており、ある時経験した業務を後になって活かす場に出会います。苦しい場面に直面した場合でも、蓄えてきた経験に自信をもって、自分がやるんだと全力で立ち向かってきました。様々な文書業務を通じて、中央銀行である日本銀行の活動を常に支えている実感、自負を持てることが大きな醍醐味であると思います。こうした重要な業務を任されていることに感謝しながら、日々、滞りなく日本銀行が機能していることが、文書系職員としての私の励みになっています。これからも、IT技術の発展による新サービスの出現、効率的な業務遂行の必要性、自然災害リスクの高まりなど、日本銀行を取り巻く環境の変化にしっかりと対応しながら、日本銀行の活動を支え続けていきたいと考えています。

T.T. さんのあゆみ

2006年4月 広島支店入行 発券課
業務課 文書課 営業課
2010年5月 文書局
2012年11月 岡山支店総務課
2016年6月 文書局

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